檔案資料歸檔學(xué)習(xí)心得

檔案資料歸檔學(xué)習(xí)心得

研究院 綜合管理部 張萍：為加強(qiáng)企業(yè)資料的保護(hù)工作，提高各種資料的可查閱性，提高辦公效率，讓數(shù)據(jù)、資料查詢更科學(xué)、更快捷，保護(hù)公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、研發(fā)等過程中的有保留、收藏價值的資料，企業(yè)應(yīng)著手抓好資料歸檔，規(guī)范檔案管理。就我單位的檔案管理，個人認(rèn)為應(yīng)對資料從科技項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料文檔、綜合資料文檔、電子文檔、產(chǎn)品研發(fā)資料等五大類進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。

做好資料歸檔，檔案管理工作，我部門應(yīng)采用以下六點(diǎn)措施：

一、加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)。①與公司相關(guān)科室經(jīng)常溝通學(xué)習(xí)取經(jīng)；②由公司相關(guān)部門牽頭，不定期組織企業(yè)各下屬單位檔案管理人員，集中授課學(xué)習(xí)；③由企業(yè)派出有關(guān)人員進(jìn)行參加外部檔案管理培訓(xùn)班進(jìn)行脫產(chǎn)培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

二、專人負(fù)責(zé)，抓全盤管理。做到兩明確：明確發(fā)文對象、明確收發(fā)人員。凡發(fā)送的文件資料都指定到個人，由專人負(fù)責(zé)收發(fā)，以保證歸檔材料一份不缺。

三、充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范檔案管理，各類文件資料及時收集，隨時整理。資料收集整理是資料整理的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，項(xiàng)目、工程、研發(fā)過程中應(yīng)做好相應(yīng)的記錄整理，只要我們做到堅(jiān)持及時收集，那么我們平均每天也就用10-20分鐘的的時間用于資料收集就可以把工作做好。資料收集要盡可能的做到一步到位，比如資料的表格內(nèi)容，尤其是時間要經(jīng)過各方面的考慮后方可填寫，從而避免資料組卷時的修補(bǔ)，否則會因?yàn)橐惶幉患?xì)心，導(dǎo)致多處資料修改。

四、科學(xué)歸類，資料目錄管理。建立一個資料目錄十分必要，主要包括資料分類等等，臺賬管理是一項(xiàng)花很少時間創(chuàng)造很大方便的工作，對資料的收集和核查極為重要。資料歸檔除了保證資料的安全外，最主要的是便于查詢。經(jīng)過本次為期1個多月的資料整理檢查過程中，各部門派專人對之前所有的材料進(jìn)行細(xì)致的整理，將以前次序混亂不堪的材料按項(xiàng)目、技術(shù)、綜合、年度進(jìn)行科學(xué)的歸類，以保證資料的秩序性，方便查詢，就算檔案管理人員臨時不在或此項(xiàng)工作移交他人，接手人也可根據(jù)檔案盒內(nèi)目錄，快捷查找所需資料，達(dá)到檔案整理最終目的。

五、有序歸檔。一份資料查閱的方便與否，不僅要求分類科學(xué)，而且還應(yīng)做到存放有序。對于這個問題，各部檔案管理兼職員，將所有的資料按大類(種類)、小類(年度及部門)的順序進(jìn)行歸檔，并按檔案管理的要求編制索引，做到歸檔有序。歸檔時要細(xì)心對待、勤快，整理過程時如果缺少一張表格，就要補(bǔ)充完善，如果前序工作沒做好，那么歸檔組卷將令人相當(dāng)頭疼，并且花費(fèi)大量時間；當(dāng)一切前序工作做好了，最后的組卷就很容易了，組卷應(yīng)該按照頁數(shù)走，250左右，不能超過300頁。先組卷后編頁碼，確保資料齊全方可編頁碼，注意試驗(yàn)資料，記得編號不要重復(fù)；卷內(nèi)目錄注意卷案題名準(zhǔn)確，規(guī)范。最后裝柜，在柜外寫清楚標(biāo)段名稱，盒號，大概內(nèi)容。

六、存檔移交規(guī)范。為分清保管責(zé)任，各部資料存檔人可與資料管理員進(jìn)行正規(guī)移交，在資料存檔登記本上詳細(xì)記載移交資料的名稱、年度、單位及數(shù)量，并由移交人、接交人分別在資料存檔登記本內(nèi)簽字留存。對于資料員已經(jīng)保管的資料，如借閱需辦理借閱手續(xù)，資料員負(fù)責(zé)回收。

總之，要做好資料檔案管理工作，在提高管理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，對其重要性一定要認(rèn)識到位，思想上要高度重視。通過完善管理責(zé)任制，勤于檢查督促，一定會取得效果，項(xiàng)目結(jié)束后就會留下有價值的資料和檔案。