李紅霞：淺談企業(yè)電子文件管理存在問(wèn)題和對(duì)策

　　隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化程度的提高，電子文件已經(jīng)成為我們?nèi)粘９ぷ髦胁豢扇鄙俚闹匾ぞ?，如何完善企業(yè)電子文件的管理，是目前辦公自動(dòng)化條件下急需解決的一個(gè)問(wèn)題。
　　一、企業(yè)電子文件存在的問(wèn)題
　　1、電子文件保護(hù)意識(shí)薄弱。一般形成電子文件的部門和檔案管理部門分屬于不同部門，由此產(chǎn)生了一系列問(wèn)題，如歸檔資料多數(shù)有紙質(zhì)文件、沒(méi)有電子文件的現(xiàn)象，工作人員不重視電子文件，從而導(dǎo)致電子文件大量流失。根本上說(shuō)，這是由于相關(guān)制度不完善和工作人員普遍缺乏電子文件檔案意識(shí)。
　　2、忽視電子文件草稿的保留。隨著計(jì)算機(jī)的普及，多數(shù)單位只用電子計(jì)算機(jī)起草文件，而一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿的電子文件就會(huì)被忽視。電子文件就常常處于無(wú)人管理的狀態(tài)，大多數(shù)電子文件，被新起草的文件或其他信息不斷覆蓋、清除。多數(shù)單位對(duì)電子文件未采取嚴(yán)格保管措施，甚至可以隨意進(jìn)行增加、刪除、改動(dòng)等操作。例如某部門要出臺(tái)工作制度匯編，該部門以前做過(guò)這項(xiàng)工作，但現(xiàn)在就是找不到電子文件原稿，要修改只得重新開(kāi)始。
　 　　3、電子文件歸檔程序不完善。多數(shù)單位產(chǎn)生電子文件時(shí)沒(méi)有檔案人員參與意見(jiàn)，或因檔案人員缺乏相關(guān)知識(shí)無(wú)法參與意見(jiàn)，使得電子文件從生成到歸檔存在很多問(wèn)題。電子文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；有的存儲(chǔ)過(guò)于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管。有的未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理，對(duì)電子文件管理存在隱患，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，可能造成電子文件被破壞，甚至全部丟失，因此，增強(qiáng)全員電子文件保護(hù)意識(shí)，成為當(dāng)務(wù)之急。
　　二、應(yīng)對(duì)電子文件存在問(wèn)題的措施
　　企業(yè)管理中形成的電子文件，具有重要參考價(jià)值。針對(duì)電子文件易刪除、改動(dòng)等特點(diǎn)，制定措施妥善保存電子文件，使電子文件和紙質(zhì)檔案一樣得到科學(xué)保管和有效利用。
　　1、建立健全，歸檔制度。根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔和管理規(guī)范》，結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際，制定電子文件歸檔和管理制度。其中重點(diǎn)包括電子文件歸檔范圍、種類，以及歸檔時(shí)間。要注意將重大會(huì)議材料、年終考核材料納入歸檔范圍。有關(guān)人員也要形成定期歸檔和整理的習(xí)慣，從源頭上確保電子文件的完整性，以更好地管理和利用好電子文件。
　　2、及時(shí)收集，維護(hù)安全。企業(yè)要重視對(duì)電子文件的及時(shí)收集和妥善保存，防止存有信息內(nèi)容的載體在部門和個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞。收集要實(shí)行雙套制（紙質(zhì)一套，電子版一套），電子文件分類整理后進(jìn)行脫機(jī)保存，以免計(jì)算機(jī)發(fā)生意外情況時(shí)造成電子文件丟失，危及電子文件的安全。
　　3、源頭控制，全程管理。從電子文件形成的源頭進(jìn)行有效控制，是有效管理電子文件的基礎(chǔ)，檔案人員應(yīng)了解和掌握電子文件的形成規(guī)律和形成過(guò)程，把收集工作貫穿于電子文件的整個(gè)過(guò)程，建立一套完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到保存的整個(gè)周期進(jìn)行全程管理，以確保電子文件在整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密控制。
　　檔案部門在積極參與電子文件管理的同時(shí)，應(yīng)和文件形成部門、技術(shù)部門等人員密切配合，增強(qiáng)他們的檔案管理意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享。