陜煤化工集團澄合煤業(yè)公司董家河煤礦黨政辦公室 任愛英

用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，是現(xiàn)代企業(yè)科學管理的必然趨勢。隨著社會的發(fā)展與企業(yè)的進步，在管理工作中新理念和新技術(shù)逐步的推廣和普及，文書檔案作為綜合檔案里的一個重要組成部分，它的管理模式和管理方法也要發(fā)生進步的變化，從提高文秘工作的質(zhì)量和文書檔案的計算機數(shù)據(jù)化處理以及快速、準確的利用文書檔案信息等方面，不斷的體現(xiàn)了文檔一體化的優(yōu)越性和科學性，給文檔工作者帶來一個科學化管理的新定位?，F(xiàn)就強化文秘工作與檔案工作一體化，規(guī)范文檔銜接，提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量來作詳細的闡述。

一、用信息化實現(xiàn)文檔一體化的好處

用信息化實現(xiàn)文檔一體化，必須用OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)去工作。將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導入檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中來，直接變成檔案，對不能導的個別文件采取掃的辦法。即方便又省時、省力、還能達到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復(fù)低質(zhì)勞動。但要十分注意做好檔案利用權(quán)限的管理工作，我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時間內(nèi)為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實現(xiàn)，通過信息這條“高速公路”，來實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標，充分發(fā)揮企業(yè)文書檔案信息資源的作用。

二、從思想觀念和實踐理論兩個方面分析文檔一體信息化服務(wù)向縱深發(fā)展的障礙

1、從思想觀念上分析：

目前，文檔一體信息化服務(wù)并沒有取得理想的效果，辦公過程中引入計算機管理系統(tǒng)，必然會對現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，機關(guān)工作人員也習慣了這種公文處理模式，要一下子改變原有的工作方式和習慣，應(yīng)用計算機進行公文處理，對某些領(lǐng)導干部和工作人員之間產(chǎn)生疑問和抵觸情緒，妨礙辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用，因此做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變觀念統(tǒng)一認識，是推行辦公自動化的必要條件，而有的企業(yè)單位雖然投入計算機不少，但對于辦公自動化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區(qū)，過于片面強調(diào)辦公過程的自動化，例如：在計算機基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善，僅僅靠獨立的個人計算機完成簡單的文字處理和表格處理，或者利用網(wǎng)絡(luò)進行簡單的郵件交換，這并不能大幅度的提高用戶的工作效率。

2、從實踐理論上分析：

到目前為止，許多企業(yè)的文秘工作與檔案工作還實行的是分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作工作人員的檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導致二者在銜接過程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了企業(yè)文書檔案的建檔質(zhì)量。下面筆者談一下好多企業(yè)檔案建檔過程中遇到的種種問題

一是版面記錄不全，附件不規(guī)范。在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件只有主題詞而無抄送抄發(fā)單位，不標明印發(fā)部門和發(fā)文時間，甚至沒有版記，尤其是主題詞的選用不準確或自擬自編，給文件規(guī)歸檔擬寫案卷標題增加了操作難度。有的“附件”字樣標識不當，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨 裝訂時不標識正文字號和排列序號，嚴重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。

二是原始稿件不全，編號不規(guī)范。歸檔時發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號差錯，鉛筆或圓珠筆撰寫，不經(jīng)過復(fù)印就用傳真原件歸檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價值，使檔案的真實性難以保障。

三是紙張不達標，裝訂不規(guī)范。相當一部分單位還在繼續(xù)延用過去的16開型紙。即使同樣是16開的紙張，也有大16開和小16開型紙，搞的文件大小還不一致，印刷裝訂中容易發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。
四是文種使用不當，辦理程序不規(guī)范。出現(xiàn)“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，有的該用“請示”卻用了“報告”，有的“報告”中夾雜著“請示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個文種合二為一成“請示報告”，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復(fù)核，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象，從而為正確歸檔留下了后患。

三、提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的對策及建議

出現(xiàn)上述問題，表面上看，大多少發(fā)生在產(chǎn)生公文這一重要環(huán)節(jié)上，實際上它反映了由公文向檔案轉(zhuǎn)化的“兩張皮”問題。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料又主要來源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上。可見，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個整體。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應(yīng)運而生，用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，反映了現(xiàn)代科學管理的必然趨勢。結(jié)合自己多年的工作實際，提出幾點建議。

一是組織機構(gòu)合并，培養(yǎng)文檔工作者

“文檔一體化”的實質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。每一個文秘人員的頭腦中必須要有“檔案意識，不僅為當前的工作服務(wù)，還要為檔案的要求所考慮，規(guī)范辦理好每一份公文。要站在對歷史負責的高度超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時也減少了檔案部門的工作程序，避免無渭的重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。

二是明確部門職責，檔案立卷前移

“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》已經(jīng)明確了的基本制度。文秘人員要按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的要求，對辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時編寫“案卷類目”，“及時整理（立卷)、歸檔”，使文件的立卷工作日?；?。會議文件應(yīng)該在會前收集全材料，會后及時立卷歸檔，切忌拖拉積壓。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進行分門別類的管理，要及時收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復(fù)印件或副本，既方便平時查閱，又利于年終立卷。當遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時，主管單位要負責將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時進行清交，確保檔案材料的完整性。

三是強化制度建設(shè)，實現(xiàn)全過程管理

建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文，要樹立質(zhì)量管理意識，這是“全過程管理”的前提。文秘人員要有質(zhì)量第一觀念。要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進行復(fù)核。
制定嚴格的質(zhì)量標準。對要修改實質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)該按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術(shù)指標上也要嚴格按《國家行政機關(guān)公文格式》標準把握。要正確選用主題詞，自覺保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫或修改公文，傳真件要經(jīng)過復(fù)印后再歸檔，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價值。

四是適當投入，提高人員裝備和技術(shù)水平。

在建立一支有較強的政治覺悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊伍的同時，要配置“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn) “全過程管理”的關(guān)鍵。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都要體現(xiàn)檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高煤炭企業(yè)檔案質(zhì)量。
五、征得領(lǐng)導重視和工作人員的支持

信息化雖然成為整個社會的共識，但要用信息化實現(xiàn)文檔一體化要上下達成共識才能實現(xiàn)，因為較高的費用、相關(guān)知識的匱乏等，在目前形式下，單靠信息中心的領(lǐng)導也很難搞，即要面對單位“一把手”的直接領(lǐng)導，又要面臨基層部門人員傳統(tǒng)觀念的阻力，在加上較高的費用，由于這些原因?qū)е挛臋n一體化盲區(qū)。所以要采取積極有效的措施，通過宣傳媒體的宣傳，爭取取得領(lǐng)導的支持與辦公人員的思想觀念的改變，為了使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境而作不懈的努力，早日實現(xiàn)辦公自動化。

總之，隨著社會信息化建設(shè)步伐的不斷推進，企業(yè)文檔工作也要不斷發(fā)展，為了更好的做好企業(yè)文檔工作，盡早實施文檔一體化是非常有利的，目前有個別企業(yè)單位建立了局域網(wǎng)，推行OA與檔案數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)了文檔一體化，檔案利用者可以在自己的辦公室借助文檔一體化網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的檔案目錄，在允許的權(quán)限范圍內(nèi)，十分方便地查到所需要的文檔目錄原文，改變以往利用者必須到檔案室才能查閱檔案，即費時又費事還不一定齊全的狀況。因此，企業(yè)黨政辦公室應(yīng)抓住當前有利機遇，克服畏難情緒，努力工作，同時爭取企業(yè)各級領(lǐng)導的支持，積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高文書檔案質(zhì)量。