1檔案復(fù)制制度
1.1礦形成的檔案資料，各部門在利用過程中需要復(fù)制，必須填寫查閱復(fù)制記錄，并且要寫清楚利用目的、復(fù)制的份數(shù)。
1.2需要復(fù)制測量成果資料檔案，必須由檔案負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
1.3科技圖紙需要復(fù)印時，必須由礦領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)，才能到檔案室辦理有關(guān)手續(xù)。
1.4文書檔案、地質(zhì)報告、重要圖件等資料需要復(fù)制利用，必須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才能到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。
1.5外單位所有需要復(fù)制利用的文件材料、圖紙，檔案室應(yīng)收取相應(yīng)費(fèi)用，復(fù)印單位必須按實(shí)填寫復(fù)印份數(shù)。
2檔案歸檔制度
2.1礦直接形成的具有保存價值的各種門類載體，包括文字、圖紙、名冊、獎品、照片、光盤、錄像帶等均屬歸檔范圍。
2.2上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)、隸屬機(jī)關(guān)與本礦相關(guān)的文件材料亦屬歸檔范圍。
2.3對一般性的文書歸檔時間：
黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的實(shí)行定期歸檔，即在檔案材料形成的第二年元月份歸檔
各種工程項(xiàng)目(科研、設(shè)計(jì)、審查、總體規(guī)劃、工程項(xiàng)目竣工、技改)、科技項(xiàng)目驗(yàn)收完畢;特殊載體材料形成后，對其材料全部及時歸檔，防止散失。
2.4各單位負(fù)責(zé)人和兼職檔案員應(yīng)與礦檔案室及時聯(lián)系交接歸檔材料。
2.5歸檔材料必須編制移交目錄，移交檔案管理部門時要經(jīng)交接雙方清點(diǎn)，核實(shí)后執(zhí)行簽字手續(xù)。
3檔案保管制度
3.1檔案管理要設(shè)有滿足檔案保管要求的庫房及其配套設(shè)施。
3.2檔案資料室要有專人負(fù)責(zé)，無關(guān)人員一律不準(zhǔn)入內(nèi)。
3.3所存檔案資料要按照分類要求，分別整理編號、裝盒(袋或冊)，按號上架保存。對借閱后的檔案資料，必須按時追回，放在原存放柜內(nèi)，不得隨意堆放在其它地點(diǎn)。
3.4嚴(yán)格進(jìn)行防火管理，檔案庫房必須備有消防器材。消防器材要時刻保持正常滅火功能，隨時發(fā)揮其消防作用。
3.5檔案庫房不準(zhǔn)吸煙，嚴(yán)禁將易燃、易爆品帶入庫房，用電線路及用電器具要經(jīng)常保持完好，以防發(fā)生明火。
3.6庫內(nèi)要保持溫度在14度至22度，相對濕度是50%至65%，保持清潔衛(wèi)生，并做好防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等各項(xiàng)工作。
3.7定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，加強(qiáng)保護(hù)、保密工作。
3.8檔案管理人員工作調(diào)動，必須在離職前將其所保管的檔案數(shù)量及狀況交代清楚，并與接任者辦理交接手續(xù)。
4檔案工作保密制度
4.1檔案工作人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，不對外泄漏保密性文件和資料，不準(zhǔn)將保密文件帶出室外。
4.2涉密的檔案資料嚴(yán)格遵守涉密檔案資料借閱制度，除主管領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人員外，原則上不得借閱。確需查閱的必須填寫借閱審批單，寫清利用目的、范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
4.3外單位借閱涉密檔案資料的必須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師批準(zhǔn)后方可借閱。
4.4查閱檔案資料時，只能在檔案室和專門辦公室閱讀，禁止帶出辦公地點(diǎn)或到公共場所、家里，不準(zhǔn)在資料中圈劃。
4.5檔案資料使用后，應(yīng)立即放回檔案柜內(nèi)，要杜絕以借閱利用為手段的竊密行為。
4.6單位領(lǐng)導(dǎo)個人手中保存的保密性圖紙，文字或數(shù)字材料以及摘錄件，用完后除需歸檔的以外，要及時銷毀。
4.7檔案員不得隨意對任何人談?wù)摍n案文件、資料的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)他人有泄密行為，要立即匯報反映。
4.8每天上、下班前，要對檔案庫房的門窗進(jìn)行檢查，做好安全保衛(wèi)工作，確保檔案庫的安全。
5檔案借閱利用制度
5.1借閱檔案履行審批手續(xù)，辦理借閱登記，借閱完畢由借閱者寫出檔案利用效果登記。檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，借閱者一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫房，也不準(zhǔn)代借代查。在借閱登記審批單上要說明是在閱覽室查閱，還是借出外用。
5.2礦各部門以及有關(guān)人員借閱檔案室的檔案，凡保密性材料，一律由分管(檔案)工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);非保密性檔案材料由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室管理員批準(zhǔn)。
5.3外單位借閱本企業(yè)檔案材料，須持身份證和單位介紹信，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。
5.4借閱檔案者必須嚴(yán)格遵守黨和國家保密紀(jì)律，不得泄密。對泄密者要酌情追究其刑事責(zé)任。
5.5對借閱的檔案，不準(zhǔn)污損、折卷、涂改、更不準(zhǔn)私自抽取卷內(nèi)文件，違者按有關(guān)規(guī)定予以處罰。
5.6如發(fā)現(xiàn)檔案丟失時，除說明原因，還應(yīng)立即向保安部門報案，并匯報主管領(lǐng)導(dǎo)。
5.7標(biāo)明機(jī)密以上密級的檔案不準(zhǔn)拍照、復(fù)印;特殊情況下需復(fù)制時，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，會同檔案管理人員復(fù)印。
5.8地質(zhì)報告及礦區(qū)地形圖由主任批準(zhǔn)后，只提供在資料室查閱有關(guān)的內(nèi)容，其它不得翻閱;如確因工作需要，借出外用，須經(jīng)主任批準(zhǔn)。
5.9外單位借閱礦區(qū)規(guī)劃、總體設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)和有關(guān)文書、地測圖紙檔案等，需經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。
6 檔案統(tǒng)計(jì)工作制度
6.1為方便領(lǐng)導(dǎo)決策、規(guī)劃、指導(dǎo)各部門工作提供依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案室必須對檔案現(xiàn)狀及變化情況進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。
6.2檔案統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù):經(jīng)常提供檔案整理、鑒定、保管、利用等方面的數(shù)據(jù);對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析研究，為制定規(guī)劃、計(jì)劃，進(jìn)行科學(xué)決策和檢查指導(dǎo)工作提供依據(jù)。
6.3檔案統(tǒng)計(jì)的要求：真實(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)、及時。
6.4做好檔案登記工作，為完整、準(zhǔn)確地檔案統(tǒng)計(jì)奠定基礎(chǔ)。檔案登記包括：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、總目錄、檔案利用、復(fù)制和安全狀況登記。
6.5檔案統(tǒng)計(jì)要按照國家檔案行政管理部門制定的報表填報，并使用統(tǒng)一的計(jì)量單位。
6.6檔案室要定期進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)上報工作。檔案統(tǒng)計(jì)資料作為正式文件歸檔保存
7檔案鑒定銷毀制度
7.1檔案的鑒定與銷毀必須按規(guī)定的程序進(jìn)行。一切檔案未經(jīng)鑒定、批準(zhǔn)不得銷毀;
7.2檔案的鑒定分以下兩個方面：
初步鑒定：與檔案的立卷同步進(jìn)行。任務(wù)是確定文件、資料是否歸檔案的界限，制定檔案的保管期限。
期滿鑒定：按照保管期限進(jìn)行鑒定。任務(wù)是審查案卷的保存價值，確定案卷是否銷毀。
檔案通過鑒定，要求達(dá)到保管期限準(zhǔn)確、質(zhì)量達(dá)標(biāo)、鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，要及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
7.3檔案鑒定工作要在主任工程師主持下，由檔案室和有關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組，依據(jù)檔案的保管期限和有關(guān)法規(guī)，有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行。采取直接鑒定法，即對保管到期的檔案直接地、逐件、逐步地進(jìn)行審查，按實(shí)際情況判定其價值，決定銷毀或延長保存期限，并注明鑒定意見。保管期限未滿的檔案資料不得銷毀。
7.4檔案鑒定工作結(jié)束后要寫出書面報告，報分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。
7.5批準(zhǔn)銷毀的檔案，要編制檔案銷毀清冊，寫出銷毀內(nèi)容分析報告，經(jīng)復(fù)審后方可銷毀。
7.6銷毀檔案必須指定專人監(jiān)銷，銷毀人和監(jiān)銷人要分別在銷毀清冊上簽字，檔案銷毀任務(wù)完成后將銷毀清冊存檔。
8檔案資料室職責(zé)
8.1由礦負(fù)責(zé)接收和管理各類檔案及有關(guān)資料。
8.2制定管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，維護(hù)檔案的完整與安全。
8.3開展檔案的利用工作，開發(fā)檔案信息資源，為礦各方面工作提供信息服務(wù)。
8.4開展檔案編研工作。參加科研成果鑒定，負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集歸檔工作。
8.5提出鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和審查有關(guān)檔案的保存價值、保管期限，負(fù)責(zé)處理超過保管期限的檔案鑒定和銷毀工作。
8.6負(fù)責(zé)調(diào)研、草擬檔案管理發(fā)展規(guī)劃，并組織實(shí)施。
8.7負(fù)責(zé)對各部門檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
8.8負(fù)責(zé)各部門檔案人員的培訓(xùn)、考核等工作，完成上級交辦的其它任務(wù)。
9磁盤、光盤、錄相等特殊資料保存
9.1照片、光盤、錄像帶等特殊資料，也是重要的基礎(chǔ)檔案資料，必須按有關(guān)要求進(jìn)行分類管理。
9.2上述特殊載體的各類盤片必須加防護(hù)外套(盒)，防止丟落、移動、震蕩等引起劃傷損壞。
9.3特殊載體應(yīng)存放在防磁檔案柜中，并遠(yuǎn)離溫差變化大，溫度太高或太低、陰暗潮濕、強(qiáng)磁性、陽光直射、灰塵多等不良環(huán)境。
9.4光盤在插入前或從驅(qū)動器中取出后放置時，應(yīng)把刻有數(shù)據(jù)的面朝上，防止盤面劃傷，手指等不能直接碰觸刻有數(shù)據(jù)的盤面。
9.5照片集中裝入相片冊中保存，彩色照片盡可能防止變色、發(fā)黃。有條件時，盡可能將軟盤、錄相、照片轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲在光盤中。
