淺談新時(shí)期辦公室工作的特點(diǎn)
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)參謀職能的辦公室，其工作內(nèi)容也隨之發(fā)生了變化。一是辦公室的工作內(nèi)容變寬。二是工作的時(shí)效性增強(qiáng)。三是對(duì)辦公室人員素質(zhì)的要求提高了。面對(duì)這些新變化，作為辦公室工作人員如何應(yīng)對(duì)這些新情況，并在效率和效益原則指導(dǎo)下，更好地做好本職工作，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面考慮。
一、多渠道、多方位獲取，把握信息，當(dāng)好參謀
要當(dāng)好參謀，就必須把握好獲取、分析、處理信息各個(gè)環(huán)節(jié)。首先要大量搜集信息。當(dāng)今時(shí)代，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)就是信息競(jìng)爭(zhēng)，必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)出擊，不斷拓寬信息渠道，擴(kuò)大信息覆蓋面，群策群力不斷探索,建立和完善信息搜集立體網(wǎng)絡(luò)。俗語(yǔ)講，眾人拾柴火焰高，不僅辦公室要搜集信息，同時(shí)還要發(fā)動(dòng)其他業(yè)務(wù)部門(mén)搜集信息，不僅要建立系統(tǒng)垂直的信息網(wǎng)絡(luò)，還要建立橫向信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。
其次，對(duì)獲取的信息要進(jìn)行有效整理。進(jìn)入我們掌握之中的信息材料，包羅萬(wàn)象，紛亂無(wú)緒，同時(shí)又虛虛實(shí)實(shí)，真真假假。因此，必須進(jìn)行信息分類整理，篩選信息過(guò)程之中，要力戒捕風(fēng)捉影，避免以偏概全，務(wù)必求真務(wù)實(shí)，鑒之于準(zhǔn)，保證信息的可靠性和針對(duì)性。
再次，在對(duì)信息的文字處理和報(bào)送中，要突出一個(gè)“快”字。任何信息都有時(shí)效性，慢了就可能因?yàn)闀r(shí)過(guò)境遷而失去價(jià)值。許多事實(shí)說(shuō)明，在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下誰(shuí)把握了快捷、準(zhǔn)確的信息，誰(shuí)就有條件把握了自己的生命線，立于不敗之地。
二、擴(kuò)充新知，提高效率
收收發(fā)發(fā)、文字處理是辦公室永恒不變的主題。隨著時(shí)代的推進(jìn)，同樣是收收發(fā)發(fā)、文字處理，操作的手段卻大相徑庭。先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備廣泛使用，要求辦公室的人員結(jié)構(gòu)及管理方式、人員素質(zhì)都應(yīng)普遍提高，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。另外，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)也對(duì)辦公室工作人員提出了更高的要求，作為辦公室工作人員也必須不斷地自覺(jué)地?cái)U(kuò)充自己的知識(shí)容量，合理知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力做到一專多能，從而提高工作效率。
三、增強(qiáng)公關(guān)意識(shí)，維護(hù)企業(yè)形象
在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，每一個(gè)企業(yè)都希望建立一種內(nèi)部團(tuán)結(jié)、外部和諧的良好的社會(huì)關(guān)系。辦公室作為一個(gè)企業(yè)的綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和對(duì)外聯(lián)系的“窗口”，工作人員必須具有較強(qiáng)的公共意識(shí)，通過(guò)自身的言行，樹(shù)立和維護(hù)企業(yè)形象，這也是新時(shí)期辦公室工作的又一個(gè)新特點(diǎn)。
首先，在企業(yè)內(nèi)部，辦公室的工作主要是上傳下達(dá)，工作人員要力爭(zhēng)通過(guò)自己的工作，盡可能使企業(yè)內(nèi)部上、下級(jí)之間、各部門(mén)之間、群眾與群眾之間，保持相互了解，促進(jìn)內(nèi)部協(xié)調(diào)，建立一種新型的部門(mén)關(guān)系和人際關(guān)系，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。
其次，在對(duì)外接續(xù)方面，從某種程度上講，辦公室就代表著這個(gè)企業(yè)的形象，工作人員的形象就代表著企業(yè)的形象。所以，辦公室人員在接待工作中，要有公關(guān)意識(shí)，從衣著打扮，言談舉止，到工作作風(fēng)等方面，都應(yīng)有上乘表現(xiàn)，盡力與來(lái)訪者培養(yǎng)相互了解，彼此信任的良好感情。增強(qiáng)公關(guān)意識(shí)并付諸行動(dòng)，就能夠把辦公室建成讓公眾正確地了解企業(yè)，宣傳企業(yè)，提高企業(yè)知名度，樹(shù)立企業(yè)良好形象的窗口。
