第一章 基本原則
第一條：為了加強(qiáng)我礦員工檔案工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，更好地為我礦各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本辦法。
第二條：?jiǎn)T工檔案工作是我礦人力資源工作的重要組成部分，也是我礦檔案工作的重要組成部分。它是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
第三條：?jiǎn)T工檔案是我礦組織人力資源等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，由人力資源部門集中統(tǒng)一管理。
第四條：?jiǎn)T工檔案屬于國(guó)家秘密。必項(xiàng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章 檔案管理
第五條：?jiǎn)T工檔案崗位的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國(guó)家關(guān)于員工檔案工作的方針政策，制定我礦員工檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用全礦職工的人事檔案。
第六條：?jiǎn)T工檔案管理，應(yīng)建立員工檔案室，配備足量的鐵質(zhì)檔案柜，由專門的員工檔案管理員進(jìn)行管理。檔案室要具備防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防曬和防高溫等功能。
第七條：?jiǎn)T工檔案管理員應(yīng)由具有中專以上文化程度、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、政治及業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員擔(dān)任。
第八條：?jiǎn)T工檔案管理人員對(duì)收集的員工檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按干部檔案、工人檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、入柜。
第九條查閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無(wú)誤。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案材料。查閱者不得泄露或擅自對(duì)外公布被查者檔案的內(nèi)容。
第十條任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
第十一條因工作需要從員工檔案中取證的，必經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理。
第三章 員工檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第十二條 ：為了使員工檔案能夠真實(shí)地全面反映個(gè)人全貌，員工檔案管理要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全礦職工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。
第十三條：各部門要建立主動(dòng)送交員工檔案材料的工作制度。把屬于歸檔范圍的員工檔案材料，在材料形成后一月內(nèi)由材料形成的主管人員或本科室工作人員負(fù)責(zé)送交人力資源部歸檔。
第十四條：收集的員工檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，保證材料的真實(shí)、完整，文字清楚，對(duì)象明確。歸檔材料需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入員工檔案。
第十五條：?jiǎn)T工檔案內(nèi)容包括：
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷記載材料;
(五)政審材料;
(六)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;
(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。
第十六條：?jiǎn)T工檔案材料，須統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，須用鋼筆不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第四章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十七條 轉(zhuǎn)遞員工檔案，檔案管理員應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(一)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，嚴(yán)格按照規(guī)定將檔案整理裝訂成卷，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出，必須保證檔案材料完整齊全;
(二)在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，必須填寫“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，并對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)密包封簽章后，通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持員工或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理;
(三)對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案，要及時(shí)轉(zhuǎn)給員工檔案管理員，并按照檔案材料的目錄清點(diǎn)驗(yàn)收。經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，在回執(zhí)單上簽名蓋章，寄回檔案轉(zhuǎn)出單位;
(四)對(duì)商調(diào)而轉(zhuǎn)出的檔案，應(yīng)及時(shí)通知員工檔案管理員此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功，應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月;
第十八條 員工與用工單位解除勞動(dòng)關(guān)系，應(yīng)由用工單位在十五日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交所在地街道勞動(dòng)部門。凡符合享受失業(yè)保險(xiǎn)待遇條件的，將其檔案轉(zhuǎn)入所在地失業(yè)保險(xiǎn)管理部門;公司員工辦理退休手續(xù)后，將其檔案轉(zhuǎn)入所在社保管理部門。
第十九條 員工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交單位綜合檔案室保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡后，其檔案由單位綜合檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第五章 其 它
第二十條有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，給予處罰或追究其法律責(zé)任。
(一)擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;
(二)在整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞檔案過程中違反有關(guān)規(guī)定造成檔案丟失或其它嚴(yán)重后果的;
(三)所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成損失的;
(四)損毀、丟失或擅自銷毀檔案的;
(五)私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊的。
附《員工檔案材料收集歸檔范圍明細(xì)》：
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表)，任免呈報(bào)表(包括上報(bào)的考察材料)，鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
3、出國(guó)出境人員審批表，登記表，及在國(guó)外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jī)材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題的審批材料。
6、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)考績(jī)材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)間，參加工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表，組織審查報(bào)告，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成入黨志愿書和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見所依據(jù)的材料，民主評(píng)議黨員工作中形成的組織意見。民主評(píng)議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見，入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料，加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人對(duì)結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料甄別、復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘等級(jí)的材料。
13、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。
14、國(guó)民教育、成人教育和干部培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表、畢業(yè)登記表，授予學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。
