百良公司：多舉措開拓檔案管理新思路

為了規(guī)范檔案管理工作，提高檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的價值。百良公司勇于探索，積極創(chuàng)新，多措并舉開拓檔案管理新思路，充分發(fā)揮出檔案管理在公司發(fā)展中的作用，為百良公司實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展添加動力。

認(rèn)真收集、移交，確保歸檔資料準(zhǔn)確、齊全

檔案是日常工作開展過程中，公司發(fā)展進(jìn)程中產(chǎn)生的具有一定價值，可以為日后工作提供參考依據(jù)的第一手資料，具有原始性、真實性。在公司發(fā)展進(jìn)程中，我們要求檔案管理員經(jīng)常深入各部門，與部門兼職檔案員不定期溝通，在資料形成的第一時間將資料原件及時收集，確保資料的原始性、真實性。對于形成過程長、程序多的資料，在其初步形成后，為防止其丟失將其單獨(dú)存放在資料袋中，并在資料袋上標(biāo)明事件、資料名稱、后續(xù)還會產(chǎn)生哪些資料或附件，在整件事情辦理完結(jié)或全套資料全部收集到位后，由兼職檔案員按要求進(jìn)行整理并移交檔案室，經(jīng)檔案管理員審核所移交資料全部為原件，并且齊全后，進(jìn)行接收、歸檔，在一定程度上保證了歸檔資料的準(zhǔn)確及齊全完整。

加強(qiáng)檔案的成套管理，確保資料歸檔系統(tǒng)

每一份資料的形成都有詳細(xì)的過程或相對應(yīng)的配套資料、附件等，比如采購合同在簽訂時會有比價單、會議記錄、合同會審單、甚至委托書。所采購的物資到貨后會先進(jìn)行驗貨，在驗貨無誤后再進(jìn)行接收。驗貨、接收所產(chǎn)生的文字性資料也是合同的一部分，稱為合同的附件，所以在裝訂合同時這些附件資料必須與合同原件裝訂在一起。在涉及金額比較大的合同簽訂前，必須通過招標(biāo)，在招投標(biāo)過程中形成的過程性的資料屬于招投標(biāo)的一部分，在收集整理招投標(biāo)時這些資料也必須收集到位，并且成套整理；有招投標(biāo)資料，必定有合同，招投標(biāo)與其對應(yīng)的合同一起整理、組卷、歸檔，確保了檔案歸檔的系統(tǒng)性，同時在所有的資料歸檔時，與其相關(guān)的其他方面資料也應(yīng)該與其一起整理、組卷、歸檔。

加強(qiáng)檔案的分類管理，確保資料齊全完整

檔案室已歸檔的檔案有文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案，每一類檔案又分很多小類，為了方便查找，我們在歸檔、上架時，將這些類別的檔案分架擺放，同時留足每類檔案再分小類的空間，方便查找、提供利用。例如：澄合百良公司已歸檔的科技檔案按一級類目分，分為地質(zhì)類、基本建設(shè)類、特殊載體類、設(shè)備及材料類四大類。每一級類目的檔案又分為多種二級類目，如：地質(zhì)類又分為綜合類、煤礦地質(zhì)類、工程地質(zhì)類、環(huán)境地質(zhì)類、測繪資料類。每個二級類目又包括多種詳細(xì)的、具體的資料，將資料按照時間節(jié)點及相關(guān)要求按件整理、裝盒，依次上架擺放。根據(jù)每類檔案的卷數(shù)將密集柜進(jìn)行劃分，并在上面貼上所歸檔資料名稱的標(biāo)簽，方便資料上架擺放、查找。特殊載體類檔案不僅將電子版存入檔案專用電腦，同時將影像資料制作成照片和光盤，存放入照片、光盤檔案專用光盤夾、照片夾中，并整齊擺放在檔案柜中。

制作案卷封皮、盒脊、檢索目錄，確保資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

在資料組卷完成后移交時，檔案管理員認(rèn)真審核其資料是否簽章齊全、填寫規(guī)范，是否有缺項、漏項，在確保其齊全、完整后，指導(dǎo)其資料員將資料按順序整理、按件裝訂并認(rèn)真加蓋檔號章、規(guī)范填寫檔號、如實填寫卷內(nèi)備考表、打印卷內(nèi)目錄、裝盒，然后認(rèn)真填寫案卷封皮、盒脊，并用黃色無酸牛皮紙打印出來用乳膠均勻粘貼在檔案盒封面及盒脊處。同時制作好卷內(nèi)目、案卷目錄電子版，方便檢索及案卷的查詢,確保檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

通過檔案管理創(chuàng)新，檔案的提供利用從最初的一個月不超過3次到后來的一個月提供利用檔案13次，甚至20余次，從很大程度上提高了檔案的利用次數(shù)及價值，有效彰顯出檔案在公司干部職工心目中的作用。截至目前，大家對檔案工作有了新的認(rèn)識，有效提高了檔案利用的次數(shù)及效果，能更好的為公司領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，為百良公司實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供保障。