XX礦業(yè)檔案管理辦法

XX礦業(yè)檔案管理辦法
第一節(jié) 總則
第一條 為加強(qiáng)河北金廠峪礦業(yè)有限責(zé)任公司檔案的科學(xué)管理，維護(hù)歷史真實(shí)面貌，理順檔案管理工作與有關(guān)職能部門的協(xié)作關(guān)系，保證檔案資料的齊全、完整與系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中國(guó)黃金集團(tuán)公司公文處理辦法（2008年修訂）》、《中國(guó)黃金集團(tuán)公司總部文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（試行）》等法律法規(guī)、規(guī)章制度，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案管理，包括檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、借閱、銷毀等內(nèi)容。
第三條 辦公室是公司管理檔案的職能部門，負(fù)責(zé)制定公司檔案管理制度，集中統(tǒng)一管理公司檔案，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，各部門都要明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門的有關(guān)檔案管理工作，并協(xié)助辦公室管理公司檔案。
第二節(jié) 收集和整理
第四條 公司檔案的歸檔范圍和保管期限，按照《中國(guó)黃金集團(tuán)公司總部文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（試行）》執(zhí)行。公司的往來(lái)公文（含收文和制發(fā)的公文），由辦公室統(tǒng)一收集、整理；各部門辦理的具有存查價(jià)值的文件，如重要會(huì)議材料、記錄、統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表、各種會(huì)議紀(jì)要、章程、合同、協(xié)議、擔(dān)保證明書、重要審計(jì)報(bào)告等應(yīng)隨時(shí)交辦公室歸檔。各部室要將重要檔案特別是需要永久保管的檔案在收集完畢后一個(gè)月內(nèi)移交辦公室。課題研究、基建工程或其它技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，將歸檔文件材料組卷由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后歸檔。
第三節(jié) 立卷和歸檔
第五條 公司的往來(lái)公文（含收文和制發(fā)的公文），由辦公室統(tǒng)一立卷、歸檔。
第六條 辦公室根據(jù)文件材料間相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值，分類整理立卷，確定保管期限，保證檔案的齊全、完整，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定，妥善保管和利用；每年3月底前將上一年度的文件材料等進(jìn)行整理立卷后，移交檔案室存檔。
第四節(jié) 保管
第七條 公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房保管檔案。檔案庫(kù)房必須做到防火、防盜、防潮、防有害生物，控制好溫濕度。檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)解決。
第八條 根據(jù)工作需要調(diào)整部門設(shè)置時(shí)，被撤并的部門必須將本部門所管理的有關(guān)檔案資料分門別類，移交給相關(guān)部門。
第九條 各部門對(duì)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案部門移交，集中管理，任何個(gè)人不得占為已有或貪圖方便留在本部門使用，防止檔案資料流失給企業(yè)的各項(xiàng)工作帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。員工調(diào)離公司時(shí)應(yīng)將所借閱的檔案及所有檔案類資料還清。
第十條 為了保證檔案質(zhì)量，要求有關(guān)單位在形成原始檔案時(shí)，不得使用圓珠筆、鉛筆記錄檔案內(nèi)容，所選用的紙質(zhì)應(yīng)不易老化變脆，以保證形成高質(zhì)量的檔案。
第五節(jié) 使用和保密
第十一條 檔案的查找利用必須經(jīng)辦公室檔案管理人員同意并辦理登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得將檔案隨意拆散、剪貼、撕毀、涂改、勾畫和擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人。檔案借閱借期最長(zhǎng)不超過(guò)7天，超過(guò)借閱期限，必須重新辦理借閱手續(xù)。
第十二條 辦公室根據(jù)《河北金廠峪礦業(yè)有限責(zé)任公司保密管理規(guī)定》，為檔案合理確定密級(jí)，并嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
第十三條 原則上不許將檔案尤其是秘密級(jí)以上的檔案攜帶外出；確需攜帶外出的，必須經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守以下紀(jì)律：
（一）必須有安全保障；
（二）不準(zhǔn)托人攜帶秘密文件檔案；
（三）不得辦理與檔案使用無(wú)關(guān)的事。
第十四條 辦公室要編制必要的檢索工具，充分利用現(xiàn)代信息手段，提高檔案使用效率。
第六節(jié) 銷毀
第十五條 對(duì)沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的文件材料，經(jīng)辦公室鑒定和批準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記備案，并由負(fù)責(zé)國(guó)家保密資料銷毀的專門機(jī)構(gòu)銷毀，保證不丟失、不漏銷。
對(duì)已批準(zhǔn)需銷毀的檔案，必須在案卷目錄上予以注銷，并要執(zhí)行兩人監(jiān)銷制度。
第十六條 各部室門自行管理的檔案，由部門負(fù)責(zé)人鑒定是否需要繼續(xù)保存。如需銷毀，移交辦公室統(tǒng)一銷毀。
第七節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的管理
第十七條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。公司會(huì)計(jì)檔案的管理制度執(zhí)行財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。未盡事宜，按本辦法規(guī)定執(zhí)行。
第十八條 會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)移交辦公室保管。
第十九條 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)指定人員專職或兼職管理會(huì)計(jì)檔案。
第二十條 會(huì)計(jì)檔案的借閱和查找，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人同意，公司主管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門會(huì)計(jì)檔案專（兼）職管理人員協(xié)助辦公室檔案管理人員查找。
第八節(jié) 附則
第二十一條 人事檔案具體規(guī)定詳見(jiàn)《人事檔案管理規(guī)定》。
第二十二條 本辦法自發(fā)文之日起施行。

附件：
河北金廠峪礦業(yè)有限責(zé)任公司
文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定
（試行）

前言：本《規(guī)定》所規(guī)范的是文書檔案，有關(guān)人事、會(huì)計(jì)、基建及其它專門文件材料的歸檔范圍和保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
上級(jí)單位主送公司的重要公文、特別是需要貫徹貫徹執(zhí)行的文件，為永久保管；平級(jí)單位主送公司的重要文件，保管期限一般為30年；平行單位主送公司的次重要文件，保管期限一般為10年。公司內(nèi)行政和黨委文件為永久保管。
各部門文書檔案的歸檔和保管，按以下規(guī)定執(zhí)行。
一、 黨委
（一） 黨辦工作
1. 上級(jí)主管部門下發(fā)的各種指示、通知、規(guī)定、批復(fù)文件等（永久）；
2. 公司黨委下發(fā)的各種指示、決定、決議、通知、規(guī)定等文件材料（永久）；
3. 黨委工作計(jì)劃、安排、規(guī)劃、總結(jié)、匯報(bào)、報(bào)告等材料（30年）；
4. 黨委會(huì)及擴(kuò)大會(huì)議記錄，民主生活會(huì)記錄，政工會(huì)議記錄、黨政班子聯(lián)席會(huì)議記錄、紀(jì)要（永久）；
5. 黨代會(huì)全部材料（永久）；
6. 黨委調(diào)查研究材料、專題總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、發(fā)言材料（30年）；
7. 機(jī)要保密工作，信訪工作材料（永久）；
8. 黨務(wù)工作大事記，公司志的修寫（永久）。
（二） 組織工作
1. 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與變更，支部改選（永久）；
2. 整黨、建黨、黨員評(píng)議，入黨等文件材料（永久）；
3. 黨員干部任免、獎(jiǎng)懲、審查考核（永久）。
（三） 宣傳工作
1. 宣傳工作計(jì)劃、通知、總結(jié)、規(guī)定等（10年）；
2. 重要專項(xiàng)活動(dòng)報(bào)告、總結(jié)（如“三講”、先進(jìn)性教育活動(dòng)、大討論活動(dòng)等）（永久）；
3. 政治思想工作調(diào)研材料、政研會(huì)材料（永10年）；
4. 反映公司重大活動(dòng)的錄音、錄像、照片等（永久）。
二、 辦公室
1. 上級(jí)主管部門下發(fā)的通知、規(guī)定、決定、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等材料（永久）；
2. 公司行政工作計(jì)劃安排、規(guī)劃、總結(jié)、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)交流材料（永久）；
3. 總經(jīng)理辦公會(huì)、企管會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)記錄、紀(jì)要、決定、決策、戰(zhàn)略等（永久）；
4. 會(huì)議發(fā)言，公司領(lǐng)導(dǎo)講話等材料（30年）；
5. 企業(yè)登記、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各項(xiàng)證照等（永久）；
6. 外事活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、出國(guó)考察報(bào)告等材料（30年）；
7. 機(jī)構(gòu)設(shè)置、級(jí)別、印章的啟用和廢止（永久）；
8. 來(lái)信來(lái)訪處理意見(jiàn)，重要的為永久，一般的為30年；
9. 公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、牌匾、獎(jiǎng)勵(lì)等（永久）；
10. 企業(yè)大事記（永久）。
三、 紀(jì)委
1. 紀(jì)檢工作通知、規(guī)定、請(qǐng)示、決定、會(huì)議紀(jì)要（永久）；
2. 紀(jì)檢工作計(jì)劃、安排、總結(jié)、匯報(bào)（30年）；
3. 紀(jì)檢工作會(huì)議記錄，經(jīng)驗(yàn)交流材料（30年）；
4. 黨風(fēng)黨紀(jì)黨規(guī)和廉政建設(shè)材料（永久）；
5. 紀(jì)檢信訪工作，統(tǒng)計(jì)報(bào)表（30年）。
四、 工會(huì)
1. 工會(huì)工作通知、決定、決議、規(guī)定（永久）；
2. 工會(huì)工作計(jì)劃安排、總結(jié)、匯報(bào)材料（30年）；
3. 工會(huì)會(huì)議記錄、員工代表組長(zhǎng)會(huì)議記錄，擴(kuò)大會(huì)議記錄，職代會(huì)、工代會(huì)文件，提案處理結(jié)果（永久）；
4. 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，干部任免，會(huì)員管理（永久）；
5. 民主管理，班組建設(shè)，干部評(píng)議，員工教育等材料，集體合同有關(guān)材料（永久）；
6. 勞動(dòng)競(jìng)賽、評(píng)選勞模、先進(jìn)材料（永久）；。
7. 退管會(huì)工作材料（10年）；
8. 工會(huì)財(cái)務(wù)管理，統(tǒng)計(jì)報(bào)表材料（永久）；
9. 合理化建議及實(shí)施成果（30年）。
五、 人力資源部
1. 勞動(dòng)人事工作的通知、規(guī)定、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)（永久）；
2. 勞動(dòng)定員、定額、指標(biāo)、申請(qǐng)就業(yè)、干部工人招聘錄用，選拔、任免、培訓(xùn)轉(zhuǎn)正、定級(jí)，復(fù)退軍轉(zhuǎn)安置的有關(guān)資料（永久）；
3. 離休、退休、辭職、辭退、公證、勞動(dòng)保險(xiǎn)等有關(guān)材料（永久）；
4. 各類專業(yè)技術(shù)人員（包括技師）職稱、職務(wù)評(píng)定、聘任、考核材料（永久）；
5. 干部考察、考核材料（包括出國(guó)人員政審等）（永久）；
6. 工資改革、用工制度改革、干部制度改革，養(yǎng)老保險(xiǎn)等有關(guān)文件（永久）；
六、 技術(shù)部、地質(zhì)部
1. 計(jì)劃統(tǒng)計(jì)工作的通知、規(guī)定、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等。
2. 年度生產(chǎn)計(jì)劃和專項(xiàng)計(jì)劃采掘及計(jì)劃調(diào)整和調(diào)整下達(dá)的計(jì)劃指標(biāo)（10年）；
3. 中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和設(shè)想（永久）；
4. 技改項(xiàng)目的申請(qǐng)、批復(fù)、設(shè)計(jì)和施工方案，驗(yàn)收材料等（永久）；
5. 重要的地質(zhì)探礦報(bào)告，地質(zhì)勘探項(xiàng)目申報(bào)材料、地質(zhì)勘探項(xiàng)目評(píng)審會(huì)重要的文件材料（永久）；
6. 地質(zhì)工作有關(guān)規(guī)章制度（30年）；
7. 重大工程質(zhì)量檢查情況記錄結(jié)論、報(bào)告（永久）；
8. 采空區(qū)管理有關(guān)資料（永久）；
9. 設(shè)備管理工作的通知、規(guī)定、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)等材料（永久）；
10. 公司內(nèi)所有重要設(shè)備圖紙，說(shuō)明書、合格證材料（永久）；
11. 節(jié)能措施，耗能情況表，節(jié)能方案，獎(jiǎng)懲等材料，重要的30年，一般的10年。
七、 企業(yè)管理部
1. 技改項(xiàng)目的申請(qǐng)、批復(fù)、設(shè)計(jì)和施工方案，驗(yàn)收材料等（永久）技改項(xiàng)目的申請(qǐng)、批復(fù)、設(shè)計(jì)和施工方案，驗(yàn)收材料等（永久）
2. 審計(jì)、監(jiān)察工作通知、規(guī)定、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議材料（永久）；
3. 專項(xiàng)審計(jì)的通知、報(bào)告、結(jié)論、決定、調(diào)整、證明材料（永久）；
4. 案件處理和處分材料：包括批準(zhǔn)立案的報(bào)告、審查結(jié)論、處理決定、結(jié)案報(bào)告及與本案有關(guān)材料（永久）；
5. 重要的來(lái)信材料、檢舉、控告材料和結(jié)論材料（永久）。
八、 安全環(huán)保部
1. 安全環(huán)保工作的通知、規(guī)定、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等（永久）；
2. 安全環(huán)保工作會(huì)議記錄、紀(jì)要（30年）；
3. 安全環(huán)保措施（包括安全教育、事故預(yù)防措施）（10年）；
4. 事故調(diào)查、分析、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、處理意見(jiàn)等材料（永久）；
5. 環(huán)保調(diào)查、監(jiān)測(cè)記錄、污染治理、綜合利用（廢氣、廢水、廢渣的治理和利用、費(fèi)用的賠償）（10年）；
6. 職業(yè)病的防治及管理（10年）。
九、 保衛(wèi)部
1. 治安保衛(wèi)工作通知、規(guī)定、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議材料（永久）；
2. 案件調(diào)查、處理及獎(jiǎng)懲材料（永久）；
3. 消防工作及礦區(qū)消防網(wǎng)絡(luò)圖等資料（30年）；
4. 護(hù)礦及治理民采材料（永久）。
十、 選礦廠
工藝革新、技術(shù)改造方案設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)記錄、結(jié)論報(bào)告等資料（永久）。
十一、 財(cái)經(jīng)部
1. 財(cái)會(huì)、經(jīng)營(yíng)管理工作通知、規(guī)定、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、協(xié)議、合同等材料（永久）；
2. 財(cái)會(huì)、經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、安排、總結(jié)、匯報(bào)材料、財(cái)務(wù)管理制度（30年）；
3. 經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析的有關(guān)材料（10年）；
4. 固定資產(chǎn)的新增、報(bào)廢、清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估等有關(guān)材料（永久）；
5. 資金管理、費(fèi)用調(diào)撥：包括控購(gòu)及費(fèi)用開(kāi)支，專項(xiàng)資金的提取分配和獎(jiǎng)金發(fā)放。
6. 財(cái)務(wù)預(yù)、決算及編制的各類財(cái)務(wù)報(bào)表，重要的為永久，一般的為30年；
7. 有關(guān)財(cái)務(wù)大檢查的文件材料（30年）；
8. 參加上級(jí)財(cái)務(wù)會(huì)議、活動(dòng)及培訓(xùn)的文件材料（10年）。
十二、 外事辦公室公室
1. 后勤工作的通知、規(guī)定、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)等（永久）；
2. 對(duì)外形成的所有資料，如土地、樹(shù)木的征用、補(bǔ)償?shù)纳暾?qǐng)、批復(fù)、協(xié)議、合同等（永久）；
3. 住房分配及管理：分配方案、管理制度、房改的有關(guān)材料等（永久）。
十三、 職工醫(yī)院
醫(yī)院管理、計(jì)劃生育工作，醫(yī)療設(shè)備的有關(guān)資料（永久）。
十四、 物業(yè)公司
1. 水、電、能源工作的通知、規(guī)定、請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)、協(xié)議、合同等材料（永久）；
2. 建購(gòu)房屋的所有資料：包括土地征用，基建項(xiàng)目請(qǐng)示、批復(fù)、設(shè)計(jì)方案、圖紙、水、暖、電設(shè)計(jì)，預(yù)決算、施工協(xié)議、合同、價(jià)值、驗(yàn)收結(jié)果的竣工報(bào)告（永久）；。
3. 各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重要的永久，一般的30年。