河北XX礦業(yè)有限責(zé)任公司公文處理辦法

XX礦業(yè)有限責(zé)任公司公文處理辦法
第一節(jié) 總 則
第一條 為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，參照《中國(guó)黃金集團(tuán)公司公文處理辦法》中金〔2008〕67號(hào),結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 公文是在管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請(qǐng)示答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。
第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保黨和國(guó)家秘密以及集團(tuán)公司和我公司商業(yè)秘密安全。
第四條 辦公室是我公司公文處理的管理部室，并指導(dǎo)各部室的公文處理工作。辦公室配備兼職人員負(fù)責(zé)公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作。
第五條 各部室要自覺(jué)克服文牘主義，提高公文質(zhì)量，精簡(jiǎn)公文數(shù)量，有針對(duì)性發(fā)文。
第二節(jié) 公文種類(lèi)
第六條 公文種類(lèi)主要包括：
(一) 決定
適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，對(duì)有關(guān)部室及人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲等。
(二) 公告、通告
“公告”適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(三) 通知
適用于批轉(zhuǎn)下屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求有關(guān)單位辦理、須知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；人事任免；機(jī)構(gòu)調(diào)整等。
(四) 通報(bào)
適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
(五) 報(bào)告
適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢(xún)問(wèn)。
(六) 請(qǐng)示
適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。“請(qǐng)示”中可以反映情況、陳述理由。
(七) 批復(fù)
適用于答復(fù)下屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(八) 意見(jiàn)
適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
(九) 函
適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。
(十) 會(huì)議紀(jì)要
適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
以公司名義制發(fā)需上報(bào)或下發(fā)的各種便函、簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、動(dòng)態(tài)、證明等，主要用于上、下傳遞重要信息，視同公文處理。
第三節(jié) 公文格式和行文規(guī)則
第七條 公司公文一般由發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。
（一） 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”組成；對(duì)于特定的公文（如編號(hào)函等）可只標(biāo)識(shí)發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。
（二） 秘密公文要標(biāo)明“機(jī)密”、“秘密”并標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
（三） 緊急文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“急件”；緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“加急”、“平急”。
（四） 發(fā)文字號(hào)，包括單位代字、年份、序號(hào)。河北金廠峪礦業(yè)有限責(zé)任公司文件編號(hào)為：中金金廠峪〔20ⅹⅹ〕ⅹ號(hào)，河北金廠峪礦業(yè)有限責(zé)任公司黨委文件編號(hào)為：中金金廠峪黨發(fā)〔20ⅹⅹ〕ⅹ號(hào)。
（五） 公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋字體，回行時(shí)要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)。
（六） 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件名稱(chēng)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。附件一般應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，之后加冒號(hào)，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。
（七） 上行文應(yīng)在發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上方空1/3版面，并注明簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，居中空1字，發(fā)文字號(hào)居左空1字。上行文特別是請(qǐng)示件應(yīng)由第一負(fù)責(zé)人（一般指黨政一把手）簽發(fā)或閱后發(fā)，第一負(fù)責(zé)人因出差等原因不在時(shí)，應(yīng)由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)或閱后發(fā)，并在文頭處注明。如果主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)第一負(fù)責(zé)人已閱，標(biāo)注方式為簽發(fā)人在上面一行，下面一行標(biāo)注×××（用3號(hào)楷體）已閱（用3號(hào)仿宋體）。其中“請(qǐng)示”文應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下一行。
（八） 除會(huì)議紀(jì)要、各種簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、動(dòng)態(tài)等外，公文必須加蓋印章。當(dāng)公文排版后所剩下的空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法。
（九） 除聯(lián)合行文外，公文在落款處不署發(fā)文單位名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間，用漢字將年、月、日標(biāo)全，居左空4字，應(yīng)使加蓋的印章上距正文2～4㎜。成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文時(shí)，以最后一個(gè)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會(huì)議文件以會(huì)議決定時(shí)間為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
（十） 文件要標(biāo)注主題詞。有關(guān)規(guī)定如下：
1. 先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。在類(lèi)屬詞中，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，再標(biāo)反映文件形式的詞（如通知、請(qǐng)示等）。
2. 主題詞一般不超過(guò)5個(gè)，以實(shí)詞為主，并以名詞為主。要體現(xiàn)單義性、規(guī)范性和專(zhuān)業(yè)性。
（十一） 公文版式應(yīng)符合規(guī)范。標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋字體，正文用3號(hào)仿宋體，版心225mm×156mm（不含頁(yè)碼），一般每面排22行，每行排28字。
（十二） 公文如有抄送（報(bào)），在主題詞下一行，左空1字，用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，回行時(shí)與冒號(hào)的抄送單位對(duì)齊。
（十三） 印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間，位于抄送單位之下（無(wú)抄送單位的在主題詞之下）占1行位置，用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全。
（十四） 其它未盡事宜，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-1999）執(zhí)行。
第八條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送部室，涉及幾個(gè)部室協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)，一般也只寫(xiě)一個(gè)主送部室，其他部室用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。要嚴(yán)格區(qū)分“請(qǐng)示”與“報(bào)告”，“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第九條 各單位不得越級(jí)直接向集團(tuán)公司報(bào)文請(qǐng)示工作，確需請(qǐng)示集團(tuán)公司的事項(xiàng)，各單位向公司提出申請(qǐng)，由公司向集團(tuán)公司呈文。故向集團(tuán)公司呈文時(shí)，主送或抄報(bào)單位只能為：“中國(guó)黃金集團(tuán)公司”、“中共中國(guó)黃金集團(tuán)公司委員會(huì)”（或中國(guó)黃金集團(tuán)公司黨委）、“中國(guó)黃金集團(tuán)公司辦公室”、“ 中國(guó)黃金集團(tuán)公司黨委辦公室”，不得主送或抄報(bào)辦公室以外的其它部室，不得將公文以各種形式直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)本人。
第四節(jié) 收文辦理
第十條 收文辦理一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。
（一） 來(lái)文一律由辦公室統(tǒng)一登記處理（含各部室單位通過(guò)其它各種渠道收到的文件）。不得越級(jí)報(bào)文，不得將公文以各種形式直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。接收公文時(shí)，辦公室要認(rèn)真核查來(lái)文單位、件數(shù)、時(shí)限要求和密封情況，確認(rèn)無(wú)誤后方可簽收，注明簽收人和簽收日期。簽收絕密件時(shí)，還應(yīng)登記公文序號(hào)。
（二） 公文登記后，首先由辦公室確認(rèn)是辦件還是閱件。一般性辦件，由辦公室根據(jù)部室職能劃分，直接批分給部室，由部室承辦；需辦理的重要公文，由辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)分工，提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。閱件由辦公室直接批分領(lǐng)導(dǎo)或部室傳閱。絕密件的轉(zhuǎn)送要遵守有關(guān)保密規(guī)定。審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱，視為同意。
（三） 公文處理應(yīng)嚴(yán)格遵守時(shí)限要求。具體按照集團(tuán)公司印發(fā)的《子公司文件處理流程及說(shuō)明》、《上級(jí)文件處理流程及說(shuō)明》所規(guī)定的時(shí)限執(zhí)行。
（四） 公文傳批、傳閱原則上按照領(lǐng)導(dǎo)排序，依次送領(lǐng)導(dǎo)閱批。傳批件由后往前送批，傳閱件由前向后送閱。如果領(lǐng)導(dǎo)由于出差等原因不能傳閱時(shí)，傳閱順序可酌情變化。部室傳閱公文后應(yīng)立即退回辦公室，不得在部室之間橫傳。
（五） “閱存”文件由有關(guān)部室簽字領(lǐng)取，閱后存該部室。
（六） “閱處”文件按規(guī)定處理后附處理意見(jiàn)退回辦公室。
第十一條 緊急公文和領(lǐng)導(dǎo)批示的重要公文，確定為督辦的，由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦。辦理部室涉及兩個(gè)以上部室（單位）的，列在第一個(gè)的部室為主辦部室。主辦部室應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)有關(guān)部室共同處理，有關(guān)部室應(yīng)積極配合。各部室應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。各部室不得長(zhǎng)期保存、留用、積壓、占有“閱處”文件，一時(shí)無(wú)法辦理或不屬于本單位職權(quán)范圍或不適宜本單位辦理的，注明情況后將原文退辦公室。如有必要，主辦部室可提請(qǐng)辦公室辦理復(fù)印件待辦。
第五節(jié) 發(fā)文辦理
第十二條 發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)等程序。
第十三條 起草公文應(yīng)當(dāng)使用A4型紙（297毫米×210毫米）。用空白紙雙面打印，并在奇數(shù)頁(yè)左側(cè)預(yù)留裝訂線。字體、字距、行距適中。公文首頁(yè)紙應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)。
第十四條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
（一） 符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及集團(tuán)公司和公司的有關(guān)規(guī)定。
（二） 情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字簡(jiǎn)練，篇幅力求簡(jiǎn)短。
（三） 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題（用書(shū)名號(hào)將標(biāo)題括起來(lái)），后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)寫(xiě)具體的年、月、日。
（四） 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如果僅有一個(gè)層次，可在“一”和“1”中選用；如果僅有兩個(gè)層次，也可使用“一”和“1”的組合。
在制定規(guī)章制度時(shí)，如需使用“第幾條”的形式來(lái)表達(dá)，其層次相當(dāng)于“一”。
（五） 用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
（六） 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
（七） 必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。
第十五條 審核和公司內(nèi)部會(huì)簽：
（一） 審核
起草文件部室負(fù)責(zé)人對(duì)文稿是否符合公文起草要求、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、表達(dá)是否清楚等負(fù)責(zé)，經(jīng)嚴(yán)格審核后簽字。
（二） 公司內(nèi)部會(huì)簽
經(jīng)審核后需要公司內(nèi)部會(huì)簽的文件，起草部室送有關(guān)部室會(huì)簽。會(huì)簽部室對(duì)文稿涉及本部室職責(zé)的內(nèi)容負(fù)責(zé)。會(huì)簽意見(jiàn)要明確，一般1個(gè)工作日內(nèi)將簽署意見(jiàn)的文稿退還起草部室。
第十六條 核稿：
公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以前，必須經(jīng)辦公室進(jìn)行核稿。核稿的主要內(nèi)容是：
（一） 是否應(yīng)當(dāng)發(fā)文和以什么形式發(fā)文；
（二） 是否符合相關(guān)流程；
（三） 是否需要有關(guān)部室會(huì)簽；
（四） 公文種類(lèi)、格式和發(fā)送范圍；
（五） 語(yǔ)法、文字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；
（六） 密級(jí)和緊急程度；
（七） 按國(guó)家有關(guān)規(guī)定編寫(xiě)主題詞。
核稿人員對(duì)文稿進(jìn)行全面把關(guān)，對(duì)少量不當(dāng)之處可直接修改。如需作較大改動(dòng)，由核稿人員指出問(wèn)題，提出意見(jiàn)，退回起草部室重新擬稿；如改動(dòng)過(guò)多，文稿較亂時(shí)，起草部室應(yīng)負(fù)責(zé)重新出樣，同時(shí)將修改原件附上。
第十七條 簽發(fā)：
核稿后的公文，由辦公室統(tǒng)一送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司各類(lèi)文件均由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。向上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)過(guò)的文稿，一般不應(yīng)再作改動(dòng)。如遇特殊情況需改動(dòng)，必須經(jīng)辦公室同意和簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。
第十八條 編號(hào)和繕?。?br /> 公文簽發(fā)后由辦公室統(tǒng)一編發(fā)文號(hào)，編號(hào)人員對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核重點(diǎn)是發(fā)文種類(lèi)、文號(hào)、代字是否準(zhǔn)確，是否符合發(fā)文程序等;確定印刷份數(shù)后送文印室繕印。
第十九條 校對(duì)：
文件由擬稿人或擬稿人指定人員校對(duì)，公文要至少校對(duì)2次，對(duì)差錯(cuò)較多的清樣要在改動(dòng)后再次出清樣校對(duì)。校對(duì)人應(yīng)簽署本人姓名，以示負(fù)責(zé)。對(duì)上報(bào)的重要文件，起草部室負(fù)責(zé)人要最后審定核對(duì)稿件。
第二十條 用印、裝訂：
印章蓋在成文時(shí)間上，“騎年跨月”，端正清晰。文件裝訂線在文件的左側(cè)，以紙面頂邊和右邊為基礎(chǔ)面，在裝訂線位置裝訂書(shū)釘2枚。表格采用“手風(fēng)琴”式折疊方式裝訂。
第二十一條 分發(fā)：
送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件由辦公室統(tǒng)一辦理，發(fā)送其他單位和部室的文件由各部室負(fù)責(zé)。
第二十二條 上級(jí)行政機(jī)關(guān)的秘密公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，需翻印的經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)注明翻印的單位、時(shí)間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。秘密級(jí)以上密級(jí)公文不得錄存于一般計(jì)算機(jī)中。
第二十三條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，必須采取加密裝置。絕密級(jí)文件不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
第六節(jié) 公文立卷、歸檔、檔案管理和銷(xiāo)毀
第二十四條 公文辦理完畢，將正本2份連同底稿和相關(guān)材料交存辦公室，由辦公室根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）以及其他關(guān)文件檔案管理辦法，統(tǒng)一整理立卷歸檔。電報(bào)隨同文件一起立卷。各部室（單位）辦理的具有存查價(jià)值的其它文件，如重要會(huì)議材料、記錄、統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表、各種會(huì)議紀(jì)要、章程、合同、協(xié)議、擔(dān)保證明書(shū)、重要審計(jì)報(bào)告等也應(yīng)隨時(shí)交辦公室歸檔。
第二十五條 辦公室根據(jù)公文間相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，確定保管期限，保證檔案的齊全、完整，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定，妥善保管和利用。每年3月底前將上一年度的公文、材料等進(jìn)行整理立卷后，移交檔案室并辦理移交手續(xù)。
第二十六條 查找利用歸案的文件應(yīng)經(jīng)辦公室檔案管理人員同意并辦理登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得將檔案隨意拆散、剪貼、撕毀、涂改、勾畫(huà)和擅自轉(zhuǎn)借他人。借期最長(zhǎng)不超過(guò)7天，超過(guò)借閱時(shí)間，必須重新辦理借閱手續(xù)。
文件檔案原則上不外借，如有特殊情況需要將檔案攜帶外出，必須經(jīng)借用部室負(fù)責(zé)人簽字同意，辦公室負(fù)責(zé)人初審查，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的資料。員工調(diào)離本單位時(shí)應(yīng)將所借閱檔案及所有檔案類(lèi)資料還清。
第二十七條 對(duì)沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的文件材料，經(jīng)辦公室鑒定和批準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記備案，由2人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。
第七節(jié) 附則
第二十八條 本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)文之日起施行。