為了做好安全培訓(xùn)工作，規(guī)范安全培訓(xùn)檔案管理，根據(jù)《安全生產(chǎn)法》、《生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位培訓(xùn)規(guī)定》集團(tuán)公司的規(guī)定和要求，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。
設(shè)置專門的從業(yè)人員安全培訓(xùn)檔案室檔案柜等設(shè)備、設(shè)施以及防火、防盜器材，防止檔案丟失、壞損。配備熟悉業(yè)務(wù)的專職檔案管理員1人，負(fù)責(zé)從業(yè)人員安全培訓(xùn)檔案的收集、整理、維護(hù)、使用、保管等工作。檔案必須做到統(tǒng)一規(guī)格、式樣，選擇檔案盒或檔案夾的裝載方式進(jìn)行存放。公司主要負(fù)責(zé)人、安全生產(chǎn)管理人員、特種作業(yè)人員、班組長(zhǎng)和其他從業(yè)人員的安全培訓(xùn)檔案，必須做到一人一檔，分類存放。安全培訓(xùn)檔案應(yīng)進(jìn)行編碼管理。編碼方法應(yīng)一致，力求簡(jiǎn)單，便于查找。安全培訓(xùn)檔案管理人員和其他安全培訓(xùn)管理人員，必須熟練掌握本單位編碼規(guī)則。新調(diào)入的人員要及時(shí)建立安全培訓(xùn)檔案。
安全培訓(xùn)檔案不得復(fù)制、復(fù)印、抄錄，確需復(fù)制、復(fù)印、抄錄的，經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無誤后，由安全培訓(xùn)檔案管理部門在復(fù)制、復(fù)印、抄錄件上標(biāo)注“與原件內(nèi)容一樣”字樣，并由經(jīng)辦人簽字、加蓋安全培訓(xùn)管理部門公章。
安全培訓(xùn)檔案不得外借，確因工作需要外借的，必須嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并按期歸還。借用檔案的人員，不得損毀、丟失和抽取、拆散檔案，不得自行轉(zhuǎn)借、復(fù)印。
培訓(xùn)科是安全培訓(xùn)檔案管理的責(zé)任部門，設(shè)專人負(fù)責(zé)安全培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)檔案的日常管理工作;嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行管理，若檔案管理不規(guī)范，上級(jí)檢查時(shí)不能及時(shí)提供相應(yīng)安全培訓(xùn)資料的，或者安全培訓(xùn)檔案、資料不符合本制度規(guī)定的，按公司有關(guān)規(guī)定考核。情節(jié)嚴(yán)重的追究責(zé)任部門或有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
檔案管理員應(yīng)每日對(duì)檔案室進(jìn)行一次巡查，確保檔案存放地點(diǎn)的安全，并每月對(duì)所存放檔案進(jìn)行一次全覆蓋的檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)有所損壞的文件或設(shè)備要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和修理。
根據(jù)相關(guān)的安全培訓(xùn)檔案管理規(guī)定對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。對(duì)銷毀檔案的鑒定，應(yīng)由相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)，部門負(fù)責(zé)人及相應(yīng)上級(jí)管理單位、檔案部門技術(shù)人員和有關(guān)人員組成的的鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定工作，對(duì)煤礦企業(yè)主要負(fù)責(zé)人和安全生產(chǎn)管理人員的煤礦企業(yè)安全培訓(xùn)檔案應(yīng)當(dāng)保存三年以上，對(duì)特種作業(yè)人員的煤礦企業(yè)安全培訓(xùn)檔案應(yīng)當(dāng)保存六年以上，其他從業(yè)人員的煤礦企業(yè)安全培訓(xùn)檔案應(yīng)當(dāng)保存三年以上。凡是應(yīng)銷毀的檔案應(yīng)先逐件登記造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)，方可銷毀，毀時(shí)應(yīng)派兩名職工負(fù)責(zé)鑒銷。
