協(xié)莊煤礦計生辦規(guī)范檔案管理提升管理服務效能

隨著人口和計劃生育政策的逐步調整完善，給計劃生育檔案管理工作提出了更高更細的要求，全面兩孩政策、生育服務制度改革等系列制度的實施，都需要查閱大量原始的檔案資料和基礎信息，一旦這些信息缺失都會因出具證明失實造成違法生育的出現(xiàn)。因此新礦集團協(xié)莊煤礦計生辦對原有基礎檔案資料進行分類整理、實行業(yè)務歸口管理，突出重點、分門別類，規(guī)范建檔、實行電子檔案與紙質檔案有機融合，推行職責明確化、工作制度化、管理科學化“三化”規(guī)范管理，取得了良好的效果。

職責明確化。為達到計生檔案不壞、不丟、不散、不亂，確保檔案的安全，明確由一名同志分管檔案管理工作，建立計生辦檔案規(guī)范管理工作實施辦法，明確管理員的崗位職責，以及檔案歸檔、檔案借閱等各項日常管理制度。在檔案整理過程中，我們按照實事求是的原則，依托原始檔案資料，先將原始檔案資料按照管理業(yè)務歸口進行集中分類，并登記到冊，再由業(yè)務歸口人員將資料統(tǒng)一領取到自己的辦公區(qū)域，逐項內容進行整理，減少了整理過程的工作量，防止了基礎檔案資料的丟失問題，確保了各類檔案資料的安全、規(guī)范存檔。

工作制度化。對計生檔案實行日積累、月匯總、季歸檔、半年考核、年度獎懲制度，計生檔案收集、上報、整理、存檔都嚴格按照集團公司和上級計生部門的統(tǒng)一要求，進行科學、規(guī)范的操作；實行檔案收集整理時限制度，規(guī)定工作人員及時收集歸檔當日的資料，每月上報一次檔案材料，每季進行整理歸檔。同時在內部管理制度中明確了檔案管理獎勵制度，從而保證上述各項制度的有效落實。

管理科學化。為保證工作質量，達到檔案類目設置合理，組卷規(guī)范的目的，重點抓好以下四個環(huán)節(jié)。一是合理設置類目體系，按照“ABC”三類進行分類整理入檔，對獨生子女檔案、交接證明、各類節(jié)育證明等重要資料按照A類進行歸類；對各類基礎報表、基礎信息檔案等一般資料按照B類進行入檔；對各類查體證明、活動記錄、隨訪記錄等常規(guī)內容按照C類管理歸檔。二是實行定期歸檔制度，每月5號之前，要求工作人員對上月檔案進行歸檔；三是實行計生檔案工作檢查制度，每月由檔案管理員對所有檔案進行一次檢查，每季度主任對所有檔案進行綜合檢查評定，年度末對全年計生檔案管理工作結合上級檢查結果進行綜合評定并兌現(xiàn)獎懲；四是實行電子檔案與紙質檔案有機融合，對各類文件、活動、報表等基礎性資料納入文件、報表類資料進行存檔，實現(xiàn)了重要資料和常規(guī)資料存檔電子化。同時，對各類報表、上報材料、隨訪記錄、證明證件、活動原始資料、查體單等各類資料實行紙質檔案存檔，實現(xiàn)了我礦人口和計劃生育各類基礎資料電子化和紙質化雙向管理。

通過實行“三化”規(guī)范管理，進一步提高了全體計生專兼職人員對檔案規(guī)范管理的認識，工作人員對規(guī)范計生檔案資料的認識顯著提高，特別是通過專業(yè)的培訓，更加認識檔案規(guī)范管理的重要性；通過按照電子和紙質檔案進行規(guī)范管理存檔，實現(xiàn)了對各類原始基礎資料的查詢使用效率，特別是針對去年全面二孩生育政策實施以后，部分育齡群眾的獨生子女證丟失或找不到的現(xiàn)象集中凸顯，個別人員計生存檔檔案難查詢，給全面二孩生育計劃審批工作帶來了極大的不利。通過創(chuàng)新實行計生基礎資料檔案規(guī)范管理，方便了各類原始資料的查詢，極大提高了工作辦事效率，同時也方便了群眾辦事；計生檔案規(guī)范化管理，適應了當前管理工作創(chuàng)新的新形勢和新要求，特別是通過利用各類檔案資料的原始數(shù)據(jù)，實行數(shù)據(jù)研究、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)比對等制度，有力地促進了各類計生重要指標的完成。