淺析新形勢(shì)下企業(yè)信息化檔案管理工作

淺析新形勢(shì)下企業(yè)信息化檔案管理工作

    隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理作為信息源的重要組成部分，必然成為企業(yè)精細(xì)化管理不可缺少的一部分。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案資料也會(huì)越積越多，迫切需要企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高檔案資料的管理效率和開發(fā)利用程度。在檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃中，我國也明確提出信息化建設(shè)要求。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身檔案管理工作的特點(diǎn)，培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才，加強(qiáng)管理工作的創(chuàng)新，使檔案信息化工作為企業(yè)各方面工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

    一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)是檔案管理改革的必然趨勢(shì)

所謂檔案信息化管理，就是在檔案管理活動(dòng)中充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效管理，提高服務(wù)質(zhì)量的過程。在這一過程中，企業(yè)應(yīng)該從以檔案實(shí)體資料為工作重心的模式轉(zhuǎn)換為以檔案信息為工作重心的模式上來。隨著信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理工作發(fā)展的必然選擇。

首先，企業(yè)檔案信息化建設(shè)適應(yīng)了企業(yè)發(fā)展的要求。當(dāng)前，移動(dòng)通信技術(shù)和云計(jì)算的日益融合，給管理者能夠突破地域和網(wǎng)絡(luò)的限制，隨時(shí)隨地對(duì)企業(yè)信息動(dòng)態(tài)進(jìn)行跟蹤觀察。在這種情況下，檔案管理部門也應(yīng)該具備參與處理大數(shù)據(jù)的能力，通過對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，從館藏檔案中獲取大量有價(jià)值的信息資源，可大幅提高檔案的可用性，從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供更豐富準(zhǔn)確的信息資料。

   其次，企業(yè)檔案信息化建設(shè)滿足了企業(yè)檔案利用的需要。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮的興起，人的主觀能動(dòng)性獲得充分尊重。在這種條件下，檔案管理工作就應(yīng)該能夠提供滿足于企業(yè)不同部門以及企業(yè)不同利用者的個(gè)性化需要。檔案管理改革，將檔案資料進(jìn)行細(xì)化分類，開發(fā)一系列檔案管理系統(tǒng)軟件相關(guān)功能，并通過統(tǒng)計(jì)和分析檔案使用者，為他們提供更具有針對(duì)性的檔案服務(wù)，能夠提高檔案資源的共享效率。

最后，企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。通過檔案管理改革，可以完整系統(tǒng)地保存檔案信息，充分利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫提供的條件，來完成檔案管理業(yè)務(wù)流程的集成和信息資源的共享，從而為高效及時(shí)地運(yùn)用檔案信息資源提供決策創(chuàng)造了條件，有利于進(jìn)一步完善企業(yè)數(shù)字化信息資源建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)檔案即時(shí)管理、整合資源、共享數(shù)據(jù)財(cái)富的目標(biāo)。

二、信息化背景下檔案管理工作改革的有效策略

（一）優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程

首先，企業(yè)應(yīng)該理清檔案信息流在各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)，理清各個(gè)業(yè)務(wù)工作與信息相關(guān)環(huán)節(jié)操作程序規(guī)范，對(duì)檔案信息資源產(chǎn)生的環(huán)節(jié)、產(chǎn)生并存儲(chǔ)的地址以及長(zhǎng)期保存的方式方法等方面進(jìn)行記錄，如檔案接收、管理、利用等方面產(chǎn)生的信息等。其次，要建立和完善相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定貫穿檔案管理全過程的規(guī)章制度和操作規(guī)范，將檔案管理程序化和管理量化。

   （二）整合數(shù)字化檔案資源

檔案資源質(zhì)量直接影響著檔案信息管理與檔案信息服務(wù)的效果，檔案管理部門應(yīng)對(duì)企業(yè)在生產(chǎn)管理方面的信息進(jìn)行整合，將企業(yè)實(shí)體檔案信息進(jìn)行數(shù)字化操作，做好存量信息資源的整合。一般而言，企業(yè)檔案主要包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案、內(nèi)部資料及科技圖書等，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案資料的性質(zhì)對(duì)檔案做好數(shù)字化處理，使企業(yè)檔案自來哦成為一個(gè)有序化、一體化、合理化的整體。

    （三）拓展檔案資源服務(wù)能力

企業(yè)檔案工作的價(jià)值與功能就是能為有需求的服務(wù)對(duì)象提供準(zhǔn)確、足量的檔案信息以作決策參考。當(dāng)前，企業(yè)檔案工作所提供的服務(wù)主要為傳統(tǒng)的借閱方式,如檔案原件、檔案復(fù)印件、檔案檢索等，應(yīng)進(jìn)一步拓展其服務(wù)功能，如網(wǎng)上瀏覽查詢機(jī)下載、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)維護(hù)等功能。同時(shí)，還應(yīng)該進(jìn)一步擴(kuò)充其服務(wù)內(nèi)容，針對(duì)具體用戶的具體需求和過程提供個(gè)性化服務(wù)。

    （四）建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期系統(tǒng)的工程項(xiàng)目，需要充分體現(xiàn)可行性和可操作性。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身生產(chǎn)經(jīng)營管理的特點(diǎn)，分析出檔案信息化管理系統(tǒng)的功能性需求、性能需求、穩(wěn)定性及安全性需求等方面，結(jié)合實(shí)際情況來進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。如針對(duì)煤炭企業(yè)的工作模式，檔案信息化管理系統(tǒng)可包括文檔管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)兩個(gè)模塊，前者主要是企業(yè)各部門處理日常文檔的地方，后者應(yīng)該包括文檔管理、收集整編、檔案管理和開發(fā)利用、系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)站與交流等方面的功能。

   （五）建設(shè)信息化檔案管理人才隊(duì)伍

在信息時(shí)代，檔案管理人員的工作對(duì)象從有形的檔案實(shí)體擴(kuò)展到數(shù)字代碼，工作方式也從傳統(tǒng)的檔案管理模式演變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)模式，工作角色也從被動(dòng)管理檔案到主動(dòng)提供檔案服務(wù)。面對(duì)檔案信息化帶來的挑戰(zhàn)，應(yīng)迫切加強(qiáng)企業(yè)檔案人力資源建設(shè)。首先，檔案工作者應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，適應(yīng)檔案信息化時(shí)代的新要求。其次，要加快引進(jìn)與檔案管理工作直接相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作者、檔案行政管理人員以及檔案系統(tǒng)開發(fā)人員，完善檔案管理人員結(jié)構(gòu)。

    三、結(jié)論

信息化時(shí)代的到來給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身生產(chǎn)經(jīng)營管理特點(diǎn)，進(jìn)行符合企業(yè)實(shí)際情況的檔案信息化建設(shè)，完善企業(yè)檔案管理的工作服務(wù)功能，使企業(yè)檔案資源得到科學(xué)有序的整理、嚴(yán)格規(guī)范的鑒定、安全妥善的保管、充分合理的利用，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的新飛躍。

                                    陜煤建司瑞能煤業(yè)：高 燕