照金礦業(yè)調(diào)度文檔管理制度
為了加強(qiáng)對文檔管理制度,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本檔案管理制度:
一、調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。
1、圖表:調(diào)度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂,與實(shí)際情況相符合,圖表必須歸檔管理。
2、臺賬:
?。?)綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計(jì)劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點(diǎn)工程和重點(diǎn)工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況,領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實(shí)情況等。 (2)綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,字跡工整。
?。?)綜合臺賬可采用計(jì)算機(jī)電子臺賬。
?。?)按日原煤產(chǎn)量、洗精煤產(chǎn)量、煤炭庫存量、月及年累計(jì)完成量、 綜合進(jìn)尺、開拓進(jìn)尺、日月年累計(jì)完成進(jìn)尺進(jìn)行分項(xiàng)或統(tǒng)一的建立統(tǒng)計(jì)臺賬。
3、記錄簿: 建立以下記錄簿,并存檔管理。 調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班記錄(由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫)、 調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會(huì)記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事故)分析統(tǒng)計(jì)記錄。
4、大屏幕顯示牌板:(1)大屏幕顯示牌板應(yīng)正常顯示調(diào)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重點(diǎn)安全生產(chǎn)信息。
?。?)主要設(shè)備和重點(diǎn)安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)工業(yè)視頻監(jiān)控。
(3)礦井安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示。
?。?)牌板顯示的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確,實(shí)時(shí)集中監(jiān)控。
二、調(diào)度文檔保管
1、班日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結(jié),調(diào)度臺賬保存五年以上。
2、調(diào)度日報(bào)、旬報(bào)、文字分析,上級通知、通報(bào)、傳真電文保存2年以上。
3、死亡事故記錄、重大非傷亡事故,作為永久保存材料。 4、各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,不經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自對外公布。
5、檔案資料,應(yīng)有專人兼管。
6、立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。
7、填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
8、文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
三、檔案的借閱
1、檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。
2、檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
3、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
4、借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
四、檔案保密
1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識,雙方共同做好保密工作。
2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。
3、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
6、外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。、
7、檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
8、檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
五、超期檔案的銷毀
1、對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。
3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。